Sådan vælger du den rigtige CPV-kode
Reglen er kort: vælg den mest specifikke kode, der stadig er korrekt. Næsten alle problemer med CPV-koder opstår, fordi man stopper for tidligt i træet.
Start ved kontrakttypen
Inden du vælger et tal, skal du gøre op med, hvad kontrakten er: varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder. Den kontrakttype, der står i bekendtgørelsen, skal passe til den CPV-kode, du vælger. Det er ikke pynt - abonnementer på bekendtgørelser kører på CPV-koder, og søgning, sortering og filtrering bruger både kontrakttypen og koden sammen.
Arbejd nedad, ikke på tværs
Find først hovedgruppen, og fortsæt så længere ned. En kode på hovedgruppeniveau er næsten aldrig det rigtige endelige svar, fordi den beskriver en hel sektor i stedet for et indkøb.
Køber du et røntgenapparat, er koden ikke 33100000 Medicinsk udstyr. Arbejd dig ned til 33111000-1 Røntgenapparatur. Bygger du et kraftværk, er koden ikke 45000000 Bygge- og anlægsarbejder; den er 45251100 Bygge- og anlægsarbejde i forbindelse med kraftværker. I begge tilfælde er den generelle kode teknisk set korrekt og praktisk talt ubrugelig.
Hvornår en bredere kode er den rigtige
Der er to tilfælde, hvor det er rigtigt at stoppe længere oppe - og ikke en genvej:
- Ingen specifik kode passer. Hvis intet i træet beskriver indkøbet præcist, slår en bred, korrekt kode en snæver, forkert kode. Korrekthed går forud for detaljeringsgrad hver gang.
- Kontrakten dækker flere forskellige ting. Når et udbud er delt op i delkontrakter eller køber en række varer fra samme familie, kan en bredere hovedkode reelt dække det hele - for eksempel 33100000 Medicinsk udstyr på tværs af flere delkontrakter med udstyr.
Brug supplerende koder til resten
Når hovedkoden er nødt til at være bred, lægges detaljen i de supplerende koder. Vælg en generel hovedkode, der dækker hele kontrakten, og tilføj så de mest specifikke supplerende koder for hver enkelt del af den. På den måde når bekendtgørelsen stadig ud til de virksomheder, der kun laver én af de dele.
Hvad der går galt, når koden er for generel
Leverandører bygger deres udbudsovervågning op omkring CPV-koder. En bekendtgørelse, der er registreret under en kode på hovedgruppeniveau, lander i indbakken hos alle virksomheder i sektoren, og de fleste af dem laver ikke det arbejde - og den bliver filtreret fra af de specialister, der rent faktisk laver det, fordi de abonnerer længere nede i træet.
Resultatet er færre brugbare tilbud til indkøberen og en mistet kontrakt for leverandøren. Ingen bliver straffet for det, og det er præcis derfor, det bliver ved med at ske.
Hvis ansvar det er
Indkøberen vælger koden, og indkøberen er ansvarlig for den. De nationale udbudsmyndigheder tildeler ikke koder på dine vegne - det kan de ikke, for kun indkøberen kender den tekniske specifikation af det, der købes.
En praktisk kontrol inden offentliggørelse: ville en leverandør, der laver præcis dette arbejde og kun dette arbejde, have abonneret på den kode, du valgte? Hvis ikke, så gå et niveau dybere.