Miten valita oikea CPV-koodi
Sääntö on lyhyt: valitse yksityiskohtaisin koodi, joka on yhä täsmällinen. Lähes jokainen CPV-koodeihin liittyvä ongelma johtuu siitä, että puussa pysähdytään liian aikaisin.
Aloita hankintalajista
Ennen numeron valintaa on ratkaistava, mistä hankinnasta on kyse: tavara-, palvelu- vai rakennusurakkahankinnasta. Ilmoituksessa mainitun hankintalajin on vastattava valitsemaasi CPV-koodia. Kyse ei ole muodollisuudesta - ilmoitustilaukset perustuvat CPV-koodeihin, ja haku, lajittelu ja suodatus käyttävät hankintalajia ja koodia yhdessä.
Etene alaspäin, älä sivuttain
Etsi ensin pääryhmä ja jatka siitä eteenpäin. Pääryhmätason koodi ei lähes koskaan ole oikea lopullinen vastaus, koska se kuvaa kokonaista toimialaa eikä yksittäistä hankintaa.
Kun ostat röntgenlaitteen, koodi ei ole 33100000 Lääkintälaitteet. Etene alaspäin koodiin 33111000-1 Röntgenlaitteet. Kun rakennat voimalaitosta, koodi ei ole 45000000 Rakennustyöt, vaan 45251100 Voimalaitoksen rakennustyöt. Molemmissa tapauksissa yleinen koodi on teknisesti oikea mutta käytännössä hyödytön.
Milloin laajempi koodi on oikea
On kaksi tapausta, joissa ylemmälle tasolle pysähtyminen on oikea ratkaisu eikä oikotie:
- Mikään yksityiskohtainen koodi ei sovi. Jos mikään puussa oleva koodi ei kuvaa hankintaa täsmällisesti, laajempi mutta oikea koodi voittaa kapean mutta epätarkan. Täsmällisyys voittaa yksityiskohtaisuuden joka kerta.
- Hankinta kattaa useita eri asioita. Kun yksi hankinta on jaettu osiin tai siinä ostetaan saman tuoteperheen erilaisia tavaroita, laajempi pääkoodi voi aidosti edustaa kaikkea - esimerkiksi 33100000 Lääkintälaitteet, kun hankinta on jaettu useaan eri laitteita koskevaan osaan.
Hoida loput lisäkoodeilla
Kun pääkoodin on pysyttävä laajana, yksityiskohdat siirtyvät lisäkoodeihin. Valitse yleinen pääkoodi, joka kattaa koko hankinnan, ja lisää sitten kullekin osalle yksityiskohtaisimmat lisäkoodit. Näin ilmoitus tavoittaa yhä ne yritykset, jotka tekevät vain yhtä näistä osista.
Mikä menee pieleen, kun koodi on liian yleinen
Toimittajat rakentavat ilmoitusvahtinsa CPV-koodien varaan. Pääryhmätason koodilla julkaistu ilmoitus päätyy jokaisen alan yrityksen postilaatikkoon, eikä suurin osa niistä tee kyseistä työtä - ja ne erikoistuneet yritykset, jotka sen tekevät, suodattavat ilmoituksen pois, koska ne ovat tilanneet ilmoituksia puussa alempaa.
Lopputuloksena hankintayksikkö saa vähemmän käyttökelpoisia tarjouksia ja toimittajalta jää sopimus saamatta. Siitä ei rangaista ketään, ja juuri siksi virhe toistuu.
Kenen vastuulla se on
Hankintayksikkö valitsee koodin, ja hankintayksikkö myös vastaa siitä. Kansalliset hankintaviranomaiset eivät valitse koodia puolestasi - eivätkä voi, koska vain hankintayksikkö tuntee hankinnan kohteen tekniset eritelmät.
Käytännön tarkistus ennen julkaisua: olisiko toimittaja, joka tekee juuri tätä työtä ja vain tätä työtä, tilannut valitsemasi koodin? Jos ei, mene yksi taso syvemmälle.