Hoe kiest u de juiste CPV-code?
De regel is kort: kies de meest specifieke code die nog klopt. Bijna elk probleem met CPV-codes ontstaat doordat men te vroeg stopt in de boomstructuur.
Begin bij het opdrachttype
Voordat u een nummer kiest, moet vaststaan wat de opdracht is: leveringen, diensten of werken. Het opdrachttype dat in de aankondiging staat, moet overeenkomen met de CPV-code die u kiest. Dat is geen formaliteit - abonnementen op aankondigingen werken op basis van CPV-codes, en zoeken, sorteren en filteren gebruiken het opdrachttype en de code samen.
Werk naar beneden, niet in de breedte
Zoek eerst de afdeling en ga dan verder omlaag. Een code op afdelingsniveau is bijna nooit het juiste eindantwoord, omdat die een hele sector beschrijft in plaats van een aankoop.
Koopt u een röntgenapparaat, dan is de code niet 33100000 Medische apparatuur. Werk door naar 33111000-1 Röntgenapparatuur. Bouwt u een elektriciteitscentrale, dan is de code niet 45000000 Bouwwerkzaamheden, maar 45251100 Bouwwerkzaamheden voor elektriciteitscentrales. In beide gevallen is de algemene code technisch juist en praktisch nutteloos.
Wanneer een bredere code wel juist is
Er zijn twee gevallen waarin hoger stoppen de juiste keuze is en geen kortere weg:
- Geen specifieke code past. Als niets in de boomstructuur de aankoop nauwkeurig beschrijft, is een bredere juiste code beter dan een smalle onjuiste. Nauwkeurigheid wint het elke keer van specificiteit.
- De opdracht omvat meerdere verschillende zaken. Wanneer één aanbesteding is opgedeeld in percelen, of een reeks goederen uit dezelfde familie inkoopt, kan een bredere hoofdcode het geheel werkelijk vertegenwoordigen - bijvoorbeeld 33100000 Medische apparatuur voor meerdere percelen met apparatuur.
Gebruik aanvullende codes voor de rest
Wanneer de hoofdcode breed moet blijven, gaat het detail naar de aanvullende codes. Kies een algemene hoofdcode die de hele opdracht dekt en voeg daarna de meest specifieke aanvullende codes toe voor elk onderdeel ervan. Zo bereikt de aankondiging alsnog de bedrijven die maar één van die onderdelen doen.
Wat er misgaat als de code te algemeen is
Leveranciers bouwen hun tenderalerts op rond CPV-codes. Een aankondiging die onder een code op afdelingsniveau wordt gepubliceerd, belandt in de inbox van elk bedrijf in die sector, waarvan de meeste het werk niet doen - en wordt juist weggefilterd door de specialisten die het wél doen, omdat zij zich verderop in de boomstructuur hebben geabonneerd.
Het resultaat is minder bruikbare inschrijvingen voor de inkoper en een gemiste opdracht voor de leverancier. Niemand wordt ervoor bestraft, en juist daarom blijft het gebeuren.
Wiens verantwoordelijkheid het is
De inkoper kiest de code en de inkoper is er verantwoordelijk voor. Nationale aanbestedingsautoriteiten kennen de codes niet namens u toe - dat kunnen ze niet, omdat alleen de inkoper de technische specificatie kent van wat er wordt gekocht.
Een praktische controle vóór publicatie: zou een leverancier die precies dit werk doet, en alleen dit werk, zich hebben geabonneerd op de code die u koos? Zo niet, ga dan één niveau dieper.